MEIs, micro e pequenas empresas, preparem-se para o eSocial

MEIs, micro e pequenas empresas, preparem-se para o eSocial

Governo Federal, com o objetivo de simplificar e diminuir a burocracia de alguns processos, implantou o eSocial para MEI, micro e pequenas empresas, ferramenta que elimina outros controles em relação a pagamentos realizados aos funcionários e às comunicações a respeito deles.

As empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e que estejam enquadradas no regime tributário normal, ou seja, no Lucro Real e Lucro Presumido já estão obrigadas ao eSocial desde janeiro e julho de 2018, respectivamente.

Agora, conforme Resolução CDES n.º 05, chegou a vez dos microempreendedores individuais (MEI), microempresas e pequenas empresas se enquadrarem ao processo a partir de janeiro de 2019.

Se é o seu caso, criamos este post completo explicando o eSocial para MEI, micro e pequenas empresas, suas vantagens, penalidades em caso de não cumprimento e prazos completos para a adequação. Não perca!

O que é eSocial?
Com o objetivo de consolidar as informações com relação às obrigações fiscais previdenciárias e trabalhistas, o Governo Federal criou o eSocial para MEI, micro e pequenas empresas. Trata-se de um sistema de escrituração fiscal em que as empresas comunicarão uma única vez, por meio da internet, informações que visam unificar os dados sobre os trabalhadores.

Estas informações reduzem os custos operacionais e o tempo da área contábil das empresas, uma vez que substituirão 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

O acesso ao eSocial para MEI, micro e pequenas empresas se dá através da internet, acessando a seguinte URL: https://login.esocial.gov.br/login.aspx. A partir do acesso, todas os dados estarão disponíveis para a alimentação das informações.

Quais os sistemas de informação do Governo Federal serão substituídos?
A partir dos dados que serão prestados por meio do eSocial, muitas informações deixam de existir ou não precisarão ser redigitadas. Perceba como a desburocratização tem efeito nesta nova medida do governo:

– GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de colaboradores sob o regime da CLT;

– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

– LRE – Livro de Registro de Empregados;

– CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;

– CD – Comunicação de Dispensa;

– CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

– PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

– DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

– DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

– QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

– MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

– Folha de pagamento;

– GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

– GPS – Guia da Previdência Social.

Vantagens para a empresa na utilização do eSocial
A desburocratização é o principal benefício que a empresa terá em relação à utilização do eSocial para MEI, micro e pequenas empresas, vejamos as principais vantagens:

– Simplificação dos processos e ganho de produtividade operacional;

– Diminuição de erros nos cálculos dos tributos, uma vez que o próprio aplicativo do eSocial calcula e apresenta os valores a serem pagos;

– Segurança jurídica, comprovando as obrigações recolhidas;

– Diminuição do tempo gasto com levantamentos e execução das diversas exigências fiscais;

– Registro imediato de novas informações, como a contratação de empregados;

– Integração dos processos;

– Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

-É importante destacar que o eSocial para MEI, micro e pequenas empresas não altera nada em relação à tributação, sendo apenas uma nova ferramenta para diminuição dos processos burocráticos.

Vantagens para o trabalhador na utilização do eSocial
O sistema eSocial garante ao trabalhador que seus direitos sejam cumpridos por parte dos empregadores, uma vez que o acesso à informação pela fiscalização será bem mais ágil e descomplicado.

Entre as outras vantagens, estão:

– garantia a efetivação dos direitos trabalhistas e previdenciários;

– maior transparência com relação às informações do seu contrato de trabalho;

– segurança jurídica, pois todas as informações com relação ao ambiente de trabalho e condições de riscos estarão registradas no sistema;

– diminuição dos erros de cálculo, já que o sistema gera automaticamente os valores;

– cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

Prazos para o eSocial para MEI, micro e pequenas empresas
Inicia-se a partir de janeiro de 2019 o ingresso no eSocial das entidades pertencentes ao chamado 3º grupo, em que se enquadram as empresas do Simples Nacional e os MEI. Elas deverão apresentar, neste primeiro momento, o cadastro de empregador e tabelas.

A partir de abril de 2019, é obrigatória a apresentação do cadastro dos trabalhadores e eventos não periódicos. Já em julho de 2019, a obrigatoriedade é na apresentação dos eventos da Folha de Pagamento (periódicos) e o EFD-Reinf.

Para outubro de 2019, prepare-se para apresentar a DCTFWeb, que substituirá a GFIP para Contribuições Previdenciárias e para FGTS. Finalmente, em julho de 2020, deverão ser apresentados os eventos SST (saúde e segurança do trabalhador).

Penalizações para empresas que não aderirem ao sistema do eSocial
As empresas que não aderirem e não cumprirem com as obrigações no sistema eSocial para MEI, micro e pequenas empresas serão penalizadas com multas que variam de valores conforme a gravidade da situação. Estas gravidades são avaliadas de acordo com a falta ou atraso das informações no sistema eSocial.

Em seguida, conheça as multas que são previstas.

Alteração de contrato e cadastros de dados
Trata-se das informações cadastrais do empregado e seu relacionamento com a empresa. Multa prevista de R$ 600,00 por empregado.

Acidentes de trabalho
Trata-se da emissão do CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho). A multa por atraso ou falta de comunicação varia de acordo com o salário de contribuição e nos casos de reincidência a multa é dobrada.

Admissões não informadas
Obrigatoriedade de informar no sistema os novos empregados admitidos até um dia antes do início das atividades. A multa é de R$ 800,00 por empregado não informado.

Férias
Não comunicar férias dos empregados gera multa de R$ 170,00 sobre cada período não comunicado.

Folha de pagamento
A não remessa das informações com relação à folha de pagamento gera multa a partir de R$ 1.812,87.

FGTS
Se o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) não for recolhido ou informado ao sistema eSocial, será aplicada multa que varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, dobrando os valores em caso de reincidência.

Exames médicos
Na admissão, retorno, mudança de função ou demissão, é obrigatória a realização do exame médico e a referida informação no sistema eSocial. Caso isto não ocorra, a multa para estes casos variam de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

O desafio da informação
Como pode se observar, o eSocial é uma medida que tem três objetivos básicos e que chega numa boa hora para facilitar as operações e os trabalhos. Ele diminui e colabora sensivelmente para desburocratização nas empresas que hoje são obrigadas a custear profissionais e serviços para transmitir informações ao Governo.

O eSocial também protege o empregado, garantindo os seus direitos. Além disso, facilita o sistema de fiscalização do Governo, uma vez que todas as informações estão concentradas em um único banco de dados para averiguação.

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